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校友信息采集与完善管理办法


2016年11月25日 15:06  作者:  点击:[]


为进一步加强校友工作,了解校友发展情况,及时掌握校友最新信息,做好校友数据库建设,增强校友与母校的紧密联系,为校友提供良好的服务,开发整合校友资源,推动学校发展,特制定本办法。

一、采集范围

建校(院系)以来,凡在我校学习或工作一定年限(一般界定为半年以上)的人。历届毕业生、在校生是校友的主体。

二、按照办学历史进行分段,按照专业和工作归口进行分组开展工作,其中(一)(二)由学校牵头完善信息。

(一)毕节师范专科学校前联络组,即1977年前。

(二)毕节教育学院联络组,即2005年两校合并前(19652005年)。

(三)二级学院联络组。毕节师范专科学校后,即1978年至今,按照各专业归口进行分配。

1.人文学院:1977年中文系(含1993年现代文秘班、历史专业归属后)至今各专业;

2.理学院:1977年物理系、数学系(含1993年数学系财会专业)至今各专业;

3.化学工程学院:1977年化学系至今各专业;

4.外国语学院:1978年英语系至今各专业;

5.体育学院:1979年体育系至今各专业;

6.马克思主义教学部:1983年政史系至今各专业;

7.生态工程学院:1983年农职中学师资系至今各专业(含1995年环保班);

8.信息工程学院:1993年计算机班至今各专业;

9.师范学院—至今各专业。

10.经济管理学院:2005年经管系至今各专业;

11.艺术学院:—至今各专业;

12.矿业工程学院:—至今各专业;

13.土木建筑工程学院:至今各专业。

(四)离退休人员联络组。由党委组织部牵头,各部门、各学院配合。

(五)校际联络组(含国内外)。由校友联络办牵头,各部门、各学院配合。

三、学生信息互通

1.学生信息互通的基本要求:法律允许,保护隐私,用于工作,公开范围。

2.学校掌握学生信息的部门及时完善在校生校友信息;

3.各工作部门之间实现在校生校友信息的互联互通;

4.在毕业生班级遴选校友工作联络员,推行校友工作的多点互通机制。

四、校友信息数据库建设

校友信息数据库包括毕业生校友数据库、在校生校友数据库、知名校友数据库、党员校友数据库等。校友联络办牵头,教务处、学生处、各院系配合完成。

1.1在校生校友数据管理,根据教务系统、就业系统、整理就业接收函、离校系统等现有数据,以及辅导员、留学招生部,尽可能收集所需信息,信息表包括:姓名、毕业年份、专业班级、户籍、工作单位、职务职称(职业资质)、联系方式(移动电话与固定电话)、邮箱、微信号、常用QQ号码、单位行业、留学或专升本学校、学历及学位。留学生的单独建立数据表,由外事办公室提供。

    1.2毕业生校友数据管理:

1.2.1毕业前建立班级联络员,由各院系按照在校生信息表项目要求提供信息。

1.2.2以前未建立班级联络员的,各院系联络后建立,并提供相应的数据。

    1.3知名校友数据管理

1.3.1校友联络办根据各院系提供的校友信息进行提取,建立信息表。

1.3.2一般知名校友为:党政领导(县处级以上),重点企事业领导,高校及中学领导,教授、作家、艺术家、企业家,国家级奖励的先进工作者、劳动模范、优秀共产党员,及其他有突出贡献的校友。

1.4党员校友数据管理。由各院系提供,校友联络办协助组织部核实。

    2.校友联络办负责指导各院系对校友数据库的日常管理。今后,在校友网上建成数据库后,可以通过各院系校友工作联络员进行信息更新。

    3.以省内核心,逐渐拓展,建立校友联络点,第一步建立10个左右地方校友联络点负责人,今后聘任的各班级联络员协助联络点负责人开展工作。

五、工作要求

1.高度重视,加强统筹。校友信息是校友工作的基础,也是推进校友工作的关键。各院系、协作部门及地方校友联络点要充分认识到校友信息收集和整理工作的重要性及其意义,推动校友信息收集与校友资源挖掘、校友感情联络、校友组织建设等方面的有效结合。

2.抓好落实,明确职责。校友信息收集与整理工作主要通过校友信息库的更新与完善实现,各院系、协作部门及地方校友联络点校友信息库建设的主要责任人与完成人,要切实利用校友联络、校友返校、校友活动、QQ群建设、微信等途径和载体,系统收集有效的校友信息,并指派专人负责定期登录校友信息库进行更新完善。


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